Funcionalidades y principales opciones del modulo de planificación del software integrado VERSAT Sarasola (página 2)

Posteriormente se realiza la validación de las
restricciones impuestas a la versión tanto por normas como
notificaciones y de estar todo correcto se puede realizar la
exportación de la información agregada al nivel superior.

Niveles de Acceso

En el subsistema de Planificación se han creado tres niveles de
acceso para los usuarios, cada uno de ellos con las facilidades
correspondientes:

Rector de Planificación: Es el nivel de acceso que
tiene todas las posibilidades de ejecutar opciones en el
subsistema, incluso la creación y modificación de
codificadores, y la definición de talones y modelos de
notificación.

Especialista de Planificación: El usuario, con este
nivel de acceso, está limitado en las definiciones de
indicadores,
talones y modelos de Notificación, se encarga de pasar las
Proformas y manipular las normas, las modificaciones, etc.

Consultor de Planificación: Puede consultar toda la
información de la planificación pero sin
modificarla, teniendo acceso a los reportes y
visualización de los presupuestos.

Interfaz de Trabajo

El subsistema de Planificación se presenta con la misma
estructura de
los componentes del VERSAT-Sarasola, presentando un Menú
principal, una barra de herramientas,
un panel vertical a la izquierda contenedor de funciones y un
panel informativo a la derecha.

En el panel de funciones aparecen Presupuestos, Indicadores,
Proformas, Restricciones.

El Menú principal y la barra de herramientas tienen
opciones fijas y otras que varían dinámicamente en
correspondencia con la selección
realizada sobre el panel de funciones.

Menú principal

En las opciones fijas del Menú principal están
las asociadas al submenú Sistema y al
submenú Ayuda, este último facilita el acceso a la
ayuda incorporada al subsistema con acceso rápido con la
tecla de funciones F1. Por su importancia y complejidad
detallaremos el submenú Sistema.

Cambiar unidad contable:

Permite seleccionar la unidad en que se desea trabajar.
Disponible también desde la barra de herramientas con la
imagen

Iniciar Procesamiento: Esta opción marca el inicio
del procesamiento de la información real de los
indicadores en el subsistema de Planificación, a partir de
este momento el cierre del subsistema de Contabilidad
esperará por el cierre del período en
Planificación.

Cerrar Período Actual: Es la opción que indica
que ya se ha introducido los valores
reales de los indicadores en el período actual, y no se
podrá cambiar más esta información, dando
paso al próximo periodo. Esta opción en la
planificación cambia la versión oficial en etapa de
ejecución para el ejercicio actual al período
siguiente, por lo tanto debe exportarse el plan agregado al
nivel superior hasta esta fecha antes de hacer este cierre.

Se muestra una
ventana que así lo indica:

Retornar al período anterior: Por esta
opción se puede retornar al período anterior
siempre y cuando el subsistema de Contabilidad no haya cerrado el
período.

Codificadores: Ofrece la posibilidad de introducir los
codificadores que complementan el uso de facilidades incorporadas
al subsistema, cada uno aparece en una página diferente,
existen opciones que permiten agregar, modificar o eliminar los
elementos de cada nomenclador, están disponibles opciones
de exportación e importación con el objetivo de
compartir estas definiciones en diferentes niveles informativos
afines. A continuación veremos cada uno de ellos:

Entidades vinculadas al presupuesto:
permite identificar aquellas entidades que no constituyen
unidades VERSAT pero que su presupuesto se realiza desde una
unidad contable en el VERSAT, ellas se describen con un nombre,
un código,
la unidad de VERSAT a la que se asocian y un tipo que las
identifica como presupuestadas, empresas u
organizaciones
y asociaciones.

Servicios: aquí se incluyen todos los servicios que
puede facturar la unidad, se describen con un código, un
nombre y una unidad de medida.

Parámetros normables: son, como explicamos
anteriormente, conceptos para los que se puede precisar un gasto
unitario, se identifican por un código y una descripción.

Normas: se identifican por un código y un nombre y
agrupan un conjunto de parámetros normables.

Etapas de Planificación: es un codificador que no puede
ser editado, su único objetivo es visualizar las etapas
previstas por el sistema y por las que atraviesa el proceso de
Planificación.

Conceptos Restrictivos: permite definir aquellos conceptos que
serán notificados o modificados, requieren un
código, una descripción y la definición de
elementos que agrega o restringe, se permite codificar conceptos
sin definición de agregación que son necesarios en
la notificación.

Clasificación de Modificaciones: permite definir
clasificaciones para organizar las modificaciones.

Imprimir: Permite la impresión de la
información visualizada en el panel de la derecha.

Configuración: Es esencial la
configuración de elementos básicos para la
explotación del subsistema, estos elementos aparecen
organizados por páginas y son los siguientes:

General: esta página permite configurar el tipo de
entidad en que estamos ejecutando la planificación, ya sea
empresarial o presupuestada. Además en el sector
Presupuestado se habilita la opción de Llenar
automáticamente los clasificadores del Sector, Rama y
Grupos
Presupuestados.

Cuentas a planificar: es preciso definir aquellas cuentas que se
van a incluir en la planificación y clasificarlas en
ingresos,
gastos por
elementos, costos u
otras.

Servicios Tarifados: en esta configuración se escogen
aquellos servicios que, a partir de ellos, se pretende facturar y
planificar ingresos, aquí se precisa una tarifa o precio y se
escoge un indicador de los definidos en el subsistema que
determinará su nivel de actividad.

Grupos presupuestarios normados y su asociación con el
cálculo
de estas normas: esta opción permite seleccionar aquellos
grupos presupuestarios o centros de costo cuya
actividad es normada y para cada uno asociar la norma a aplicar,
sobre que inciso o epígrafe y que indicador
determinará el nivel de actividad en esta
asociación

Versiones: El subsistema de Planificación
incorpora la posibilidad de manejar diversas versiones del plan u
obtener copias según el interés
del usuario. Con este fin se incluye esta opción a
través de la cual se crean las versiones deseadas en cada
ejercicio declarado en el subsistema de Configuración. Las
versiones se distinguen por una descripción y ellas pueden
transitar por las etapas de planificación previamente
definidas por el subsistema: anteproyecto,
desagregación y

ejecución, en las cuales el comportamiento
del subsistema tiene sus especificidades que detallaremos
más adelante. Cada versión puede tener la
condición de oficial de manera excluyente en el ejercicio,
lo que significa que solo una en el ejercicio puede ser la
oficial y será la que se tome en cuenta en cada
selección de los paneles informativos para el ejercicio
solicitado.

A partir de la versión 2.6 se añade en la copia
la posibilidad de cambiar el ejercicio, lo cual generará
una copia pero en el ejercicio solicitado.

Descripción general del tratamiento de los planes por
etapas:

Anteproyecto: solo es posible introducir planes totales en el
ejercicio y las restricciones validadas son solo las configuradas
por normas.

Desagregación: se parte de una notificación
inicial que queda como restricción para la
desagregación mensual de los planes, la
planificación debe cumplir las restricciones impuestas por
las normas y además la notificada.

Ejecución: solo es posible realizar ajustes al
presupuesto a partir de modificaciones solicitadas que
varíen las restricciones.

Importar desde Presupuesto
Maestro:

Esta opción se incluye para aquellas empresas que
utilizan el software Presupuesto Maestro
para la confección de su plan y quieran transferir a
VERSAT el resultado de su planificación pues utilizan este
software para el control contable
y financiero. Este procedimiento
aparece detallado en el anexo 1.

Funcionalidad general

La información y procesamiento de la
planificación esta explícitamente organizado en las
cinco funciones principales ofertadas en el panel vertical
izquierdo como mencionamos inicialmente.

Veamos cada una de ellas.

Proformas

Esta función
incluye la definición de Talones para la captura y
obtención de algunos resultados, así como la
captación a través de las Proformas de la
información primaria de la planificación.

Con este objetivo el panel informativo de la derecha se divide
en dos páginas.

Talones

A modo de introducción definimos inicialmente el
término talón como una plantilla para la captura de
la información. La definición de estos talones se
hace a nivel empresarial y es válida para todas las
unidades. Explicaremos entonces como conformar esta
plantilla.

Descripción general.

Se identifica por un número que debe ser único y
no exige consecutivo, una descripción o título, y
una clasificación en Captura o Reporte que definirá
el objetivo de este modelo. A
partir de la versión 2.6 se añade una nueva
clasificación: Ajuste.

Los talones de captura se conciben para la introducción
de la información primaria desde las entidades vinculadas
o la propia unidad VERSAT, por eso en caso de clasificarlo como
captura, se solicita el tipo de entidades para el que se
diseña.

Los talones de Reporte se conciben para obtener
información agregada del presupuesto y los planes de
indicadores de una unidad VERSAT.

Los talones de ajuste, son talones de captura pero su
único objetivo es ajustar valores del
presupuesto en etapa de Anteproyecto, admitiendo cifras
negativas, por lo que su uso solo tiene sentido en el nivel
central, y nunca se tiene en cuenta en el proceso de
agregación.

El talón incluye un conjunto de filas, que pueden ser
de diferentes tipos, y esta clasificación es esencial para
capturar o recuperar la información correctamente; cada
fila se identifica con la letra F seguida de un número de
hasta cuatro cifras (no puede repetirse en el talón), y
una descripción. Veamos los demás atributos y
comportamiento en dependencia del tipo de fila:

Fila Titulo: Solo se utiliza para incluir una fila descriptiva
en el talón.

Fila Editada: Es una fila sobre la cual se va a captar un
valor, que
puede o no registrarse como una incidencia en el presupuesto, de
no registrarse en el presupuesto constituye un dato informativo
accesible solo a través de la proforma, si tiene
incidencia en el presupuesto debe clasificar
explícitamente si representa un ingreso, gasto u otra; y
para esta clasificación escoger la cuenta correspondiente,
y para el caso de los gastos: el grupo
presupuestario y partida concreta. Las cuentas y centros de costo
que se escogen en la definición del talón
corresponden a la apertura de estos clasificadores a nivel
empresarial. En el caso de talones de Reporte no se configura
incidencia.

Fila Calculada: Es una fila cuyo valor se obtiene al evaluar
una expresión confeccionada a partir de otras filas del
propio talón, el resultado de esta fila puede registrarse
como una incidencia en el presupuesto configurándola de
forma similar a la fila editada, si no esta definiendo un
talón de Reporte.

Fila Indicador: Es una fila a la que se le define el indicador
que recibirá los valores introducidos en ella. Si se
asocia un indicador desglosado su tratamiento en la proforma
será diferente, pues habrá que desglosar su
información por centros de costos.

Fila Desglosada: Es una fila que agrupará en su valor
el resultado de un desglose que se clasifica en Partidas,
Ingresos, Servicios, otros. Exige la cuenta que será
desglosada, solo una. Este tipo de filas es exclusivo de talones
de Captura.

Fila Agregada: Solo está disponible para talones de
Reporte y se le define que elementos serán los que se
agreguen para dar el resultado de la fila.

Proformas

Las proformas son las que permiten efectuar las capturas
definidas en cada uno de los talones de Captura, o lograr el
reporte con toda la información antes definida en los
talones de Reporte.

En cada fila de la proforma aparece a la derecha un
botón que permite llegar a la ventana de captura de los
datos de cada
fila.

Las proformas que se corresponden a talones de Captura solo
pueden ser abiertas a nivel de una unidad VERSAT, mientras que
las proformas correspondientes a talones de Reporte
también pueden habilitarse en el nivel empresarial.

Características de las PROFORMAS provenientes de
talones de Captura:

• 1. Solo se pueden crear a nivel de unidad.

• 2. Es necesaria la introducción de la entidad
  que será ejecutora de los datos capturados que puede
  ser una entidad vinculada a la unidad activa o la propia
  unidad.

• 3. Esta entidad estará filtrada según
  la definición del talón en la esfera
  presupuestada, empresarial, organizaciones, asociaciones u
  otras.

• 4. Mediante las filas y las propiedades de cada una
  de ellas lograremos las capturas de las informaciones
  previstas en el talón que pueden ser:

a) Títulos (No se captura)

b) Indicadores: se captan informaciones necesarias al
presupuesto, definidas previamente como indicadores desglosados,
calculables, etc. y que no constituyen cuentas
contables. En la etapa de anteproyecto solo se captan totales
y después deben ser desglosados por meses.

c) Desglosadas: con ellas se captan los Ingresos, Gastos,
Servicios Tarifados, Costos u Otros que lleven análisis por sector-rama-grupo,
inciso-epígrafe- partida y/o párrafos
presupuestarios, es decir en el talón se define el nivel
de la cuenta que será desglosado en la captura y desde
aquí entonces se desglosa ya en niveles hijos de aquella
apertura o por grupos y partidas en dependencia del tipo de
desglose.

d) Calculadas: aquí se mostrará el resultado de
aplicar la expresión definida en el talón para esta
fila y su cálculo se realiza al abrirla o ejecutar la
acción
Calcular de la barra representada con la imagen.

e) Editadas: se captan los valores que pueden tener incidencia
en el presupuesto o solo utilizarse en cálculos internos
de la proforma.

5. Pasan por las etapas de edición, terminación y
confirmación. En la confirmación es cuando inciden
de forma efectiva en el presupuesto, es decir se registran los
valores captados en las cuentas del presupuesto, a partir de esta
acción es que la información del presupuesto y del
plan de indicadores estará disponible.

6. Son imprimibles ofertando de forma impresa su contenido con
un ordenamiento lógico.

7. Pueden ser modificados los datos después de la
confirmación y constituyen dichos cambios ajustes a sus
respectivas incidencias en el presupuesto en el momento de
guardar.

8. Son agregables pudiéndose consolidar en ellas varias
unidades para convertirse en entrada en un nivel de
agregación superior que serán exportadas a otros
VERSAT para lograr la consolidación.

Características de las PROFORMAS provenientes de
talones de Reporte:

1. Siempre constituyen salidas del subsistema.

2. Se crean en cualquier nivel de la base de datos
VERSAT mostrando los datos agregados en
el nivel solicitado.

3. Muestra los valores según lo definido en
talón para cada una de sus filas de forma agregada en el
nivel solicitado.

4. Los resultados pueden filtrarse por rangos de grupos
presupuestarios.

5. Pueden poseer filas editadas y calculadas donde se pueden
definir datos calculables o adicionales que no posean incidencias
en el presupuesto.

6. Solo tienen una existencia momentánea en el momento
de su apertura no siendo confirmados, no se guardan.

7. Son imprimibles cuando están en edición.

Características de las PROFORMAS provenientes de
talones de Ajuste: Son similares a las proformas provenientes de
talones de captura con la única diferencia que no son
agregables o sea son validas solo en el nivel informativo donde
se captan, se han concebido como un mecanismo de ajuste en el
nivel central de agregación del presupuesto, aunque pueden
utilizarse en cualquier instancia, no resultan de utilidad en
niveles intermedios por la limitante que hemos explicado.

Agregación

Esta opción aparece como un submenú del
Menú principal del tratamiento de Proformas.

Exportación agregada

Esta opción, habilitada a nivel empresarial, permite
calcular un plan agregado para el grupo de unidades y ejercicio
seleccionados, donde con la definición existente de
talones, se agregan todas las proformas confirmadas,
creándose así proformas agregadas que
portarán la información del nivel que consolida
hacia el nivel informativo superior, de esta forma se desplaza la
información correspondiente a las incidencias en cuentas,
grupos y partidas así como el plan de indicadores
introducidos; como resultado de ejecutar la misma es posible
imprimir o guardar en un fichero esta información, en la
creación de este fichero se identifica la
información con código de unidad igual al
código del grupo agregado, el ejercicio con la fecha
inicial del ejercicio planificado y cada uno de los
períodos planificados de igual forma identificados por su
fecha de inicio. Los indicadores están identificados con
su código y unidad de medida. Este mecanismo de
agregación exige homogeneidad en la definición de
los talones, los clasificadores contables y de objetos de gasto,
así como los codificadores de indicadores y unidades de
medida. Así como el cumplimiento de todas las
restricciones establecidas en este nivel informativo.

Importación

La importación de proformas es la opción que
permite recepcionar proformas en cualquier VERSAT, a partir de un
fichero con extensión .agr proveniente de una
agregación en un nivel informativo inferior VERSAT o de la
herramienta elaborada en Access para la
captación de proformas en entidades que no tengan
instalado el subsistema de Planificación del VERSAT. En
esta importación se chequea la coincidencia de ejercicio,
la existencia de la unidad contable que se está
recepcionando, la existencia del talón base de la proforma
y la definición de sus filas que se corresponda con la
información que trae la proforma.

Indicadores

Esta función incluye la definición de
indicadores agrupados por su significado o utilidad, así
como la visualización de su planificación y control
del real. Además las posibilidades de transmisión
de la información agregada y recepción para el real
están implementadas

La vista se conforma de un panel izquierdo con la
definición de los indicadores y a su derecha un panel
informativo que muestra la información correspondiente al
ente seleccionado a la izquierda, en el ejercicio seleccionado,
en el plan se refleja la información correspondiente a las
proformas confirmadas en la versión oficial de este
ejercicio.

Los indicadores se definen como un árbol cuyas ramas
centrales son los grupos de indicadores y de ellos cuelgan los
indicadores. Esta definición se realiza a nivel
empresarial, por lo que esta opción estará
inhabilita desde las unidades contables.

En la vista es posible ocultar o no los indicadores y grupos
inactivos, para ello esta disponible en la barra de herramientas
un primer botón identificado con la imagen .

Grupos de Indicadores: Agrupación de
uso organizativo, identificada por un código y un nombre
que no pueden repetirse.

Nuevo Grupo de Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú
emergente que se asocia al árbol que muestra la
definición de indicadores, estando seleccionado el primer
nivel del árbol, y activa la siguiente ventana, y sus
datos son obligatorios.

Editar

Editar Grupo de Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú
emergente que se asocia al árbol que muestra la
definición de indicadores, estando seleccionado un grupo
de indicadores, a partir de la ventana anterior con la
información del grupo previamente seleccionado permite
modificar sus datos.

Eliminar Grupo de Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú
emergente que se asocia al árbol que muestra la
definición de indicadores, estando seleccionado un grupo
de indicadores que no tenga indicadores definidos a partir de
él. La eliminación es efectiva siempre que los
indicadores abiertos a partir de él no estén
inactivos, de lo contrario queda desactivado.

Activar Grupo de Indicadores

Esta opción se puede aplicar a un grupo inactivado,
estando a nivel empresarial, y habiendo marcado el botón
que permite ver toda la definición para que estén
disponibles en la vista los no activos.

Indicador: Ente que se identifica por un código y una
descripción, a dicho código el subsistema
automáticamente lo prefija con el código del grupo
al que pertenece. Cada indicador se asocia a una unidad de medida
en la que se reflejan sus valores, además es preciso
definir si es un indicador cuyos valores periódicos pueden
sumarse para llegar al valor del ejercicio o no, si es un
indicador que se planifica y controla por centros de costo o
grupos presupuestarios y si es calculado a partir de otros
indicadores.

Nuevo Indicador

Esta opción aparece disponible en el menú
emergente que se asocia al árbol que muestra la
definición de indicadores, estando seleccionado un grupo
de indicadores, y activa la siguiente ventana siendo sus datos
obligatorios.

Para definir un indicador como calculado, además de
marcar esta característica, se debe generar la
expresión o fórmula de cálculo y para esto
se utiliza el botón anexo al cuadro de texto,
expresión que aparece en la ventana y que da paso a un
generador de expresiones que explicaremos su uso en otra
sección de este manual.

Editar Indicador

Esta opción aparece disponible en el menú
emergente que se asocia al árbol que muestra la
definición de indicadores, estando seleccionado un
indicador, a partir de la ventana anterior con la
información del grupo previamente seleccionado permite
modificar sus datos.

Eliminar Indicador

Esta opción aparece disponible en el menú
emergente que se asocia al árbol que muestra la
definición de indicadores, estando seleccionado un
indicador. La eliminación es efectiva siempre que no se
hayan introducido valores plan y/o real para dicho indicador, en
cuyo caso los que se hace es desactivar

Activar Indicador

Esta opción se puede aplicar a un indicador inactivado,
estando a nivel empresarial, y habiendo marcado el botón
que permite ver toda la definición para que estén
disponibles en la vista los no activos-

Esta opción aparece disponible en el menú
Sistema, estando sobre la vista de indicadores, permite importar
una definición de indicadores a partir de un fichero .cla
previamente elaborada, en caso de existir una definición
previa se agregan los que no existan.

Exportar Indicadores

Esta opción aparece disponible en el menú
Sistema, estando sobre la vista de indicadores y crea un fichero
con extensión .cla y nombre sugerente Indicadores con la
definición del árbol de indicadores.

Capturar Real

Esta opción aparece disponible en el menú de
Indicadores estando una unidad activa y permite la captura y
edición del real de un indicador, siempre referido al
ejercicio seleccionado en la vista. Se solicita el indicador y el
valor real del período de procesamiento en el ejercicio
real en ejecución, en caso que el indicador se pueda
totalizar el acumulado hasta este período se calcula
automáticamente, de no tener este comportamiento se da la
posibilidad de teclearlo. El resto de los períodos se
visualizan a modo de lectura. En
caso de ser un indicador desglosado la captura de su real se hace
por centros de costos al igual que su planificación.

Ver Documentos

Esta opción similar a la vista de Presupuestos permite,
estando en el plan de un indicador, pasar hasta los documentos
primarios en los que se introdujo su plan. Ya que el plan de un
indicador en una unidad se conforma por la consolidación
de las incidencias sobre él, de todas las entidades
vinculadas a esa unidad contable. Esta opción está
además disponible desde el menú contextual de la
vista.

Reportes

Plan de Indicadores

Se ofrece un listado de los indicadores planificados, si
fueran desglosados por grupo se muestra el detalle del desglose y
en correspondencia con la etapa de la versión oficial en
el ejercicio seleccionado se desagrega el plan por
períodos o no.

Real de Indicadores

Se ofrece el listado del real introducido para los
indicadores, incluyendo su acumulado.

Agregación de Reales:

Este submenú permite realizar tanto la
exportación del real del período de forma agregada
como la importación.

Exportación agregada

Esta opción, habilitada a nivel empresarial, permite
calcular un valor real agregado para el grupo de unidades y
ejercicio seleccionados, donde se suma el valor de los
indicadores en las unidades que conforman el grupo. Como
resultado de ejecutar la misma es posible imprimir o guardar en
un fichero esta información con el fin de importarla en un
nivel informativo superior, en la creación de este fichero
se identifica la información con código de unidad
igual al código del grupo agregado, el ejercicio con la
fecha inicial del ejercicio y de igual forma se identifica el
período por su fecha de inicio. Los indicadores van
identificados con su código y unidad de medida.

Importación

Esta opción se habilita estando activa una unidad
contable cuyo real se obtiene por la agregación de un
nivel inferior. Al importarse este valor se hace una
validación rigurosa que va desde chequear que el
código de la unidad activa coincida con el que porta el
fichero, el ejercicio y el período se correspondan,
así como que coincida su unidad de medida. La
importación finalmente reporta si fue exitosa o no, de no
serlo muestra una lista de los errores detectados.

Presupuestos

Esta función presenta los presupuestos de ingresos,
gastos por elementos, costos de venta y otros,
obtenidos a partir de la confirmación de los documentos
primarios de introducción de la planificación. La
información visualizada es la correspondiente a la
versión oficial del ejercicio seleccionado en el panel
informativo, consolidada en la unidad contable seleccionada o a
nivel empresarial. Se presenta organizada en páginas y no
es posible su modificación en este contexto.

En cada página se muestra la Planificación de
las Cuentas, estando en etapa de anteproyecto solo se visualizan
los totales y en etapas siguientes distribuida en los
períodos previstos y totalizada. En la barra inferior de
cada página aparece un total de todas las cuentas.

A continuación se detallan cada una de las opciones
más importantes disponibles desde Presupuestos:

Ver Documentos:

Estando seleccionada una cuenta específica es posible
ver los documentos primarios que determinaron los valores
planificados utilizando esta opción del menú
contextual activado con el clic derecho, o desde el
submenú de Presupuestos; se mostrará el listado con
las proformas que afectan esta cuenta y es posible abrirlas si se
desea, aunque no editarlas.

Imprimir:

Posibilita obtener impresa la información visualizada
en la página activa. Esta opción aparece en la
barra de herramientas y en el menú Sistema.

Reportes

Planificación resumida

Esta opción permite imprimir la planificación
con el nivel de consolidación que el usuario solicite,
configurando, al solicitar el reporte, el nivel de apertura de
las cuentas y centros de costo para consolidar.

Plan de una Entidad

Esta opción permite obtener el presupuesto de una de
las entidades vinculadas al presupuesto en la unidad actual, por
eso solo está disponible desde una unidad contable y no a
nivel empresarial.

Totales por SRG

Por medio de esta opción es posible obtener tablas de
salida donde las filas pueden abrirse desde el sector hasta el
grupo presupuestario, con los subtotales correspondientes por el
criterio de selección de las columnas que pueden ser
Incisos, Epígrafes o Partidas. Es posible filtrar la
información a resumir, además es posible restringir
las cuentas involucradas en la información y decidir si se
desea la información en unidades, miles o millones de
pesos.

Totales por Unidad-SRG

Por medio de esta opción es posible obtener tablas de
salida donde las filas pueden abrirse desde el sector hasta el
grupo presupuestario, con los subtotales correspondientes. Se
incluye el nivel de unidad contable para ver la
información correspondiente a cada una. En dos
sentidos:

Unidad-SRG: de esta forma la información se muestra con
el nivel más externo la unidad y dentro de ésta se
anidan todos los sectores, ramas y grupos seleccionados;
SRG-Unidad: esta variante coloca a la unidad en el detalle dentro
del anidamiento de Sector, Rama y Grupo que el usuario haya
configurado.

El criterio de selección de las columnas puede ser
Incisos, Epígrafes o Partidas.

Es posible filtrar la información a resumir,
además es posible restringir las cuentas involucradas en
la información y decidir si se desea la información
en unidades, miles o millones de pesos.

Gastos por Inciso

Es un reporte que permite al usuario seleccionar de que inciso
desea un resumen de los gastos, abiertos por unidades, y si se
desea se puede restringir las cuentas involucradas en la
información.

Gastos por Epígrafe

Es un reporte similar al anterior y permite al
usuario seleccionar de que epígrafe desea un resumen de
los gastos, abiertos por unidades, y si se desea se puede
restringir de las cuentas involucradas en la
información.

Reporte de Normas

Este reporte muestra las normas que han sido valorizadas para
el grupo presupuestario seleccionado. Obteniendo promedios.

PITS (Presupuesto Ingresos Servicios Socioculturales)

Este reporte muestra de cada talón sus servicios
socioculturales y su ingreso, dando un total de ingresos por
talón y un total de ingresos en servicios
socioculturales-

Restricciones por
Normas

Esta función incluye el manejo de las restricciones
impuestas por el cumplimiento de normas sobre determinados grupos
presupuestarios que debe cumplir la planificación. Estos
grupos serán aquellos configurados en la opción de
Configuración de este subsistema.

Tratamiento de
las Restricciones por normas.

La vista incluye todos aquellos grupos que se configuraron
como normados y el usuario evalúa los que utilice. Se
visualizan: el nivel de actividad correspondiente al plan del
indicador, la norma y el presupuesto tope obtenido de multiplicar
la norma por el nivel de actividad que constituye la
restricción a chequear.

Se consideran restricciones aquellas normas que han sido
evaluadas y serán validadas cada vez que el usuario lo
solicite.

Evaluación de Parámetros

Los valores normados se introducen por la opción
Evaluar Parámetros identificada por la imagen, donde se
presenta la ventana siguiente

El usuario valoriza cada parámetro de la norma
correspondiente a la restricción. En caso de que no se
valoricen los parámetros, no se considera esta
restricción.

Las restricciones pueden introducirse a nivel de unidad o
empresarial, la diferencia consiste en que la unidad esté
activa en el momento de Evaluar sus Parámetros, y el
chequeo de las restricciones será en función de
esta definición.

Ponderación de Normas

Esta opción disponible en la barra de herramientas
identificada con el símbolo #, permite solo a nivel
empresarial calcular las normas ponderadas a partir de la
evaluación de las mismas en las distintas
unidades. El cálculo se haría para cada
parámetro evaluado en las unidades. De esta forma el
subsistema brinda la posibilidad al usuario de llegar a normas en
el nivel de consolidación sin tener que evaluarlas. Y al
realizar la agregación además de chequear que en
cada unidad se cumplan las normas se chequea contra éstas
de nivel empresarial.

Validar Restricciones

Estando activa una unidad particular, se validan las
restricciones por normas valorizadas en esa unidad, chequeando
que lo planificado en el inciso o epígrafe no exceda el
presupuesto tope calculado en esta vista.

Cuando estamos en el nivel empresarial se chequean las normas
valorizadas a nivel empresarial y su validación consiste
en chequear que el total planificado por todas las unidades no
exceda el presupuesto tope que impone la norma y el nivel de
actividad agregado. O sea, se toma lo planificado por todas las
unidades en el grupo en cuestión y el inciso o
epígrafe y se suma para chequear que este valor no exceda
el resultado de multiplicar la norma a nivel empresarial por el
nivel de actividad obtenido como el plan agregado de todas las
unidades del indicador asociado a la restricción.

Como condición obligatoria para realizar la
agregación hacia niveles superiores, el subsistema
validará el cumplimiento de estas normas.

Notificaciones y
Modificaciones

En esta vista, se realiza la gestión
de las Notificaciones y Modificaciones en las etapas de
Desagregación y Ejecución, que procederán de
los niveles superiores imponiendo restricciones a la
planificación

La vista consta de tres páginas, una para
Notificaciones Oficiales, otra para Modificaciones y una tercera
que visualiza el estado
actual del cumplimiento de las restricciones vigentes,
detallaremos cada una de ellas:

Notificaciones Oficiales

En el Menú principal aparece el submenú
Notificaciones Oficiales con las opciones de tratamiento a las
mismas, que están distribuidas además por la barra
de herramientas y menú contextual.

El tratamiento de las Notificaciones Oficiales se organiza en
tres páginas:

Modelos

En forma semejante a la creación de talones para la
captación de proformas, se conforman los modelos
oficiales, a través de los cuales se notifica el
presupuesto. En esta página es posible crear, modificar,
eliminar, copiar, exportar e importar modelos. La
confección de los modelos, se habilita a nivel
empresarial.

Notificaciones Oficiales

En el Menú principal aparece el submenú
Notificaciones Oficiales con las opciones de tratamiento a las
mismas, que están distribuidas además por la barra
de herramientas y menú contextual.

El tratamiento de las Notificaciones Oficiales se organiza en
tres páginas:

Modelos

En forma semejante a la creación de talones para la
captación de proformas, se conforman los modelos
oficiales, a través de los cuales se notifica el
presupuesto. En esta página es posible crear, modificar,
eliminar, copiar, exportar e importar modelos. La
confección de los modelos, se habilita a nivel
empresarial.

La ventana de edición de un modelo es como sigue:

Se solicita una identificación del modelo y una
descripción. El modelo estará formado por un
conjunto de filas que se corresponden con conceptos restrictivos.
Para la gestión de las filas aparece disponible una barra
de herramientas en la forma:

Agregar fila (se debe oprimir el signo +) lo cual permite
incluir una fila en el modelo. y precisa para ello, un
número de fila precedido por la letra F, el concepto
restrictivo que se notificará en esta fila, (que de no
estar en la lista es posible incluirlo en el botón de la
derecha y que accede directamente al codificador de Conceptos
para incluir uno nuevo), luego se clasifica la fila, a partir de
las opciones de la lista que determinan si será un
límite de gastos, destino específico, límite
de ingresos, u otro. Para la fila puede definirse una
expresión si su valor es el resultado de una
expresión entre otras filas.

Los modelos se pueden exportar y es importante que el nivel
receptor de una notificación tenga importado el modelo en
el cual está basada la notificación, de lo
contrario no podrá recepcionarla, para esto se implementa
también la opción de importación.

Un modelo que no esté siendo utilizado puede
eliminarse.

Recibidas

En esta página se visualiza la notificación
recibida si se está en una unidad activa o todas las
recibidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad
receptora. Están disponibles opciones para la
confirmación, eliminación, impresión e
importación de notificaciones. El tratamiento a las
notificaciones se hace a nivel de la unidad directamente, a nivel
empresarial solo se visualizan. Las notificaciones al
recepcionarse se reciben en el estado en que
se encontraban en el momento de exportarlas el nivel superior,
solo se admite, una notificación oficial por unidad o
entidad. Se valida que corresponda con la unidad y ejercicio
seleccionado, así como la existencia del modelo en el cual
está basada.

Emitidas

En esta página se visualiza la notificación
emitida si se está en una unidad activa o todas las
emitidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad
o entidad a la que se emite la notificación. Están
disponibles opciones para la creación,
modificación, eliminación, confirmación,
impresión e importación de notificaciones.

Condiciones necesarias para emitir una notificación
oficial: estar activa una unidad contable, la versión
oficial del ejercicio seleccionado tiene que estar en etapa de
desagregación, tiene que existir al menos un modelo de
notificación oficial.

La notificación se crea en estado preliminar, siendo
posible su edición mientras no se confirme, acción
consciente del usuario a través del botón de
confirmar o por menú.

La ventana de edición de la notificación se
presenta como sigue:

Al escoger el modelo en el cual estará basada la
notificación y la entidad a la cual se le notifica, se
llenan automáticamente las filas con los conceptos y los
valores del presupuesto confirmado como predeterminados, estos
valores pueden ser modificados si la instancia que emite la
notificación lo desea. En caso de existir filas calculadas
en el modelo base, se debe ejecutar la opción de calcular
al terminar la captura de los datos, para que aquellas filas cuyo
valor depende de otras se actualicen, luego debe ejecutarse la
opción salvar y, si se desea, confirmar la
notificación, de lo contrario quedará en estado
preliminar.

Modificaciones

La página de Modificaciones se estructura con un panel
izquierdo que muestra los posibles registros
según la clasificación de las modificaciones y a la
derecha dos páginas correspondiendo a las modificaciones
recibidas y las emitidas respectivamente; la clasificación
seleccionada filtrará la información visualizada.
El tratamiento de las modificaciones se habilita solo en una
versión en etapa de ejecución.

En el Menú principal aparece el submenú
Modificaciones con las opciones de tratamiento a las mismas, que
están distribuidas además por la barra de
herramientas y menú contextual.

Recibidas

En esta página se visualizan las modificaciones
recibidas si se está en una unidad activa o todas las
recibidas si estamos a nivel empresarial, especificando la unidad
receptora. Están disponibles opciones para la
confirmación, eliminación, impresión e
importación de modificaciones. El tratamiento a las
modificaciones se hace a nivel de la unidad directamente, a nivel
empresarial solo se visualizan. Las modificaciones al
recepcionarse se reciben en el estado en que se encontraban en el
momento de exportarlas el nivel superior, solo se admite, una
modificación por unidad o entidad, con el mismo
consecutivo y clasificación. El consecutivo en el caso de
las modificaciones recibidas no corresponde al registro de la
unidad receptora, sino referencia al registro de la unidad que
emite. Se valida que corresponda con la unidad y ejercicio
seleccionado.

Emitidas

En esta página se visualizan las modificaciones
emitidas de la unidad si se está en una unidad activa o
todas las emitidas si estamos a nivel empresarial, especificando
la unidad o entidad a la que se emite la modificación.
Están disponibles opciones para la creación,
edición, eliminación, confirmación,
impresión e importación de modificaciones.

Condiciones necesarias para emitir una modificación:
estar activa una unidad contable y haber seleccionado el registro
al que pertenece.

La modificación se crea en estado preliminar, siendo
posible su edición mientras no se confirme, acción
consciente del usuario

Restricciones Vigentes

La página de Restricciones vigentes como su nombre lo
indica estará visualizando siempre las restricciones que
se han impuesto a la
planificación por notificaciones oficiales y
modificaciones, se organizan a partir del panel izquierdo que a
nivel empresarial muestra todos los grupos de unidades declarados
y a nivel de unidad la propia unidad más las entidades
vinculadas a ella. A la derecha aparecerán los conceptos
restrictivos que han sido aprobados con su valor inicial por
notificación oficial, la última fecha de
modificación y el valor aprobado actual, así como
la clasificación actual de la restricción.

En el Menú principal el submenú Restricciones
ofrece una opción para la impresión de la
información visualizada.

Esta disponible un botón que permite setear o no si se
muestran las restricciones en estado preliminar o solo las
confirmadas.

En la visualización de las restricciones puede aparecer
una imagen precediendo al concepto.

Esta imagen indica, que la restricción no se
está cumpliendo, lo cual puede implicar que no se permita
la exportación del plan a instancias superiores

Autor:

Lorely Moya Romero